(napa.vn) – Chiều ngày 10/10/2023, tại Hà Nội, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề: “Văn thư, lưu trữ và Quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số”. PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Trưởng Khoa chủ trì Hội thảo.
Toàn cảnh Hội thảo.
Tham dự Hội thảo có GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm, nguyên Trưởng khoa, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính; TS. Nguyễn Hồng Duy, Phó Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn; ThS Trần Thị Mai Hương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; TS. Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; TS. Nguyễn Thị Chinh, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; đại diện lãnh đạo một số đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện; lãnh đạo, giảng viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng phát biểu khai mạc Hội thảo.
Phát biểu khai mạc Hội thảo, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân khẳng địn,h Chuyển đổi số hiện nay đã và đang trở thành xu hướng phát triển tất yếu, tạo ra nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra không ít khó khăn, thách thức đối với các cơ quan, tổ chức, trong đó có ngành văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Chuyển đổi số có ý nghĩa to lớn, đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhân dân, tác động vô cùng sâu rộng trên các lĩnh vực của nền kinh tế – chính trị – xã hội, vị thế của quốc gia trên thế giới trong thời kỳ mới; giúp tăng chất lượng cuộc sống, dễ dàng gia nhập mạng lưới toàn cầu, tiếp cận các cơ hội phát triển bản thân, dễ dàng tiếp thu tri thức mới vốn rất sẵn có và phong phú, và sẽ làm thay đổi phong cách sống, thích nghi với điều kiện mới. Các dịch vụ xã hội cơ bản như y tế, giáo dục nói riêng và các lĩnh vực liên quan đến hoạt động dịch vụ công, phục vụ các nhu cầu khác nhau của người dân… được nâng cấp và đáp ứng tốt trong môi trường xã hội đang có những biến động thay đổi rất lớn. Chuyển đổi số sẽ giúp tăng tốc độ thị trường tăng vị trí cạnh tranh thúc đẩy tăng trưởng doanh thu, tăng năng suất nhân viên, cải thiện môi trường làm việc. Chuyển đổi số thực sự đang dần trở thành một yêu cầu, một nhu cầu thiết yếu của sự phát triển, tồn tại chung của toàn cầu, của đất nước và của từng ngành, từng lĩnh vực. Chuyển đổi số có tầm quan trọng giúp các cơ quan, đơn vị tiếp tục phát triển, góp phần quan trọng vào thắng lợi của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước. Hội thảo khoa học: “Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số” được Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng tổ chức trong không khí cả nước đang thực hiện Quyết định số 505/QĐ-TTg ngày 22/4/2022 của Thủ tướng Chính phủ lấy ngày 10/10 hằng năm là “Ngày Chuyển đổi số quốc gia”, nhằm trao đổi kiến thức, kinh nghiệm về lý luận và thực tiễn, qua đó hoàn thiện hệ thống giáo trình, bài giảng; xây dựng, rà soát, cập nhật, bổ sung và phát triển chương trình đào tạo theo hướng hiện đại, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng trong giai đoạn hiện nay.
TS. Trần Thị Loan, Phó Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng phát biểu đề dẫn Hội thảo.
Phát biểu đề dẫn Hội thảo, TS. Trần Thị Loan, Phó Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng chia sẻ, Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của của mọi lĩnh vực đời sống xã hội, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Là cơ sở giáo dục đại học hạng đặc biệt, Học viện Hành chính Quốc gia với chức năng chính là đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng chất lượng cao đáp ứng nhu cầu xã hội và đã khẳng định được thương hiệu trong nhiều năm qua. Theo chức năng này, với thế mạnh của Học viện Hành chính quốc gia việc nắm bắt xu thế của thời đại, chủ động trong việc tìm ra những cơ hội cũng như những thách thức của chuyển đổi số có tác động đến quá trình đào tạo, bồi dưỡng để từ đó có những thay đổi cho phù hợp là hết sức cần thiết. Hội thảo với mong muốn tạo diễn đàn cho các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và hoạt động thực tiễn tập trung trao đổi, thảo luận về các nội dung chính:
Thứ nhất: Quan điểm chủ trương của Đảng, Nhà nước ta về chuyển đổi sốvà một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng.
Thứ hai: Thực tiễn và kinh nghiệm thực hiện chuyển đổi số trong văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại các cơ quan, tổ chức.
Thứ ba: Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số.
Hội thảo đã nhận được hơn 40 bài viết có chất lượng của các nhà khoa học, quản lý, các chuyên gia đến từ Bộ Nội vụ, Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước; của các giảng viên trong và ngoài khoa.
TS. Nguyễn Thị Chinh, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham luận tại Hội thảo.
Tham luận tại Hội thảo, TS. Nguyễn Thị Chinh, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thống nhất quan điểm chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện về nhận thức và hành động của các cá nhân, tổ chức về cách thức quản lý, phương thức làm việc, dựa trên nền tảng công nghệ số và dữ liệu số. Đặc biệt chuyển đổi số mang yếu tố bứt phá và có thể làm đảo ngược các quy trình nghiệp vụ, nhằm mục tiêu cuối cùng là đạt được hiệu quả công việc một cách cao nhất. Đối với công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước, công tác chuyển đổi số bao gồm các bước: (1) Chuyển đổi quan niệm về tài liệu lưu trữ (vật mang tin – thông tin); (2) Chuyển đổi cách thức quản lý tài liệu lưu trữ; (3) Chuyển đổi cách thức thực hiện; (4) Chuyển đổi cách thức lưu trữ thông tin. Nguyễn Thị Chinh đưa ra quan điểm thảo luận chuyển đổi số đối với công tác lưu trữ là chuyển đổi từ “lưu trữ tài liệu” sang “lưu trữ dữ liệu”, đồng thời, trao đổi thêm về mô hình chuyển đổi số với 3 trọng tâm cốt lõi: con người – công nghệ – pháp lý, trong đó nhấn mạnh yếu tố con người là quyết định.
ThS. Trần Thị Mai Hương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tham luận tại Hội thảo.
Đem đến góc nhìn thực tiễn hoạt động tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, ThS. Trần Thị Mai Hương, Giám đốc Trung tâm lan tỏa tinh thần “Chuyển đổi số trong lưu trữ: không còn khoảng cách”, đồng thời, nhấn mạnh yêu cầu phát huy mạnh mẽ giá trị của tài liệu lưu trữ vào cuộc sống dựa trên sức mạnh công nghệ và chuyển đổi số. Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phần lớn tài liệu lưu trữ đã được số hóa bao gồm tài liệu Hán Nôm, tài liệu tiếng Pháp…, chủ yếu được khai thác dưới hình thức dữ liệu trên mạng nội bộ, phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại chỗ cũng như từ xa. Qua thực hiện nhiều giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số để phát huy giá trị quý báu của khối di sản tư liệu quốc gia, góp phần nâng cao nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của di sản tư liệu, thiết thực phục vụ cuộc sống cho nhân dân, phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, nhất là trong sự nghiệp đổi mới, hội nhập và phát triển đất nước giai đoạn hiện nay. ThS. Trần Thị Mai Hương cũng đề xuất, gợi mở một số nội dung, như: xây dựng, bổ sung nội dung về chuyển đổi số trong giáo trình, tài liệu giảng dạy về công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng; tổ chức kho lưu trữ số của Học viện Hành chính Quốc gia nhằm lưu lại những dấu ấn lịch sử xây dựng và phát triển, cũng như phục vụ tốt hơn công tác khai thác, sử dụng tài liệu trong thực thi các nhiệm vụ công tác.
GS.TS.NGND. Nguyễn Văn Thâm chia sẻ tại Hội thảo.
GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm chia sẻ trải nghiệm bản thân cũng như kinh nghiệm quốc tế về ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đòi hỏi những thay đổi lớn nhằm vượt qua rào cản về tư tưởng, nhận thức, cơ sở hạ tầng, pháp lý… Ông bày tỏ kỳ vọng vào thế hệ trẻ với tinh thần nhiệt huyết, năng động, linh hoạt và nền tảng kiến thức, năng lực đổi mới, sáng tạo, hoạt động bằng nhiều phương thức hiện đại sẽ tạo nền móng vững chắc triển khai thực hiện hiệu quả chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong tình hình mới.
TS. Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tham luận tại Hội thảo.
TS. Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cho biết, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một mắt xích trong hoạt động của hệ thống cơ quan lưu trữ quốc gia, quản lý, bảo quản khoảng 13 nghìn mét giá tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng của nhà nước. Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong cách mạng công nghiệp lần thứ 4, đây vừa là cơ hội song vừa là thách thức hết sức lớn với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Thách thức càng nặng nề hơn khi khối tài liệu đồ sộ bảo quản tại Trung tâm không chỉ là tài liệu lưu trữ quốc gia, đó còn là tài sản quốc gia, là bí mật của nhà nước Việt Nam cần được lưu trữ, bảo quản với chế độ đặc biệt. TS. Trần Việt Hoa trao đổi các kinh nghiệm thực tiễn triển khai chuyển đổi số và đề xuất một số giải pháp để công tác chuyển đổi số đạt được kết quả, hiệu quả đề ra, nắm bắt được những cơ hội, đồng thời vượt qua những thách thức, như: tuyên tuyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số trong công tác lưu trữ; xây dựng cơ chế quản lý; phát triển nguồn nhân lực; tăng cường các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.
TS. Nguyễn Hồng Duy, Phó Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn tham luận tại Hội thảo.
Quan tâm đến chuyển đổi số trong công tác đào tạo lĩnh vực quản trị văn phòng, TS. Nguyễn Hồng Duy, Phó trưởng khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn mang tới hội thảo tham luận: “Khung năng lực số cho sinh viên và các vấn đề đặt ra cho đào tạo lĩnh vực quản trị văn phòng”. Theo đó, chuyển đổi số cần hướng tới việc tối ưu hóa và gia tăng giá trị từ những tiện ích do hoạt động văn phòng đem lại, đặc biệt cho hiệu quả quản lý của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Chính vì vậy, đào tạo trong lĩnh vực quản trị văn phòng cần đáp ứng được các tiêu chuẩn khung năng lực số. Vận dụng Khung năng lực số cho sinh viên trong lĩnh vực quản trị văn phòng cần được lưu ý các vấn đề cơ bản, gồm: vận hành thiết bị và phần mềm; khai thác thông tin và dữ liệu; giao tiếp và hợp tác trong môi trường số; an toàn và an ninh số; sáng tạo nội dung số; học tập và phát triển kỹ năng số; sử dụng năng lực số cho nghề nghiệp. Theo ông, các cơ sở đào tạo cần nhìn nhận xu hướng chuyển đổi số là chính sách lớn, đặc biệt quan trọng. Nhìn trực diện vấn đề và xác định rõ cơ sở thực tế để thấy được những yêu cầu và mục tiêu chuyển đổi tới từng đối tượng là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công của chuyển đổi số trong cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt đối với lĩnh vực quản trị văn phòng.
Các đại biểu dự Hội thảo chụp ảnh lưu niệm.
Phát biểu kết luận Hội thảo, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân trân trọng gửi lời cảm ơn các đại biểu, nhà khoa học đã dành thời gian đến dự và đóng góp những ý kiến tâm huyết, có giá trị cao về lý luận và thực tiễn tại hội thảo. Những ý kiến trao đổi, thảo luận tại diễn đàn khoa học hôm nay sẽ là nguồn tư liệu quý báu để Ban tổ chức Hội thảo tiếp thu, chỉnh sửa, cập nhật trong quá trình xây dựng và tổ chức triển khai chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ; chuyên ngành Thư kí văn phòng thuộc Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng của Học Viện Hành chính Quốc gia. Đồng thời cũng là minh chứng cốt lõi trong hồ sơ đánh giá, kiểm định chất lượng giáo dục của Học viện sau này.
Phạm Hải Long