(napa.vn) – Sáng ngày 20/5/2024, tại Phòng Truyền thống, Học viện Hành chính Quốc gia tổ chức Hội thảo khoa học: Lưu trữ số trong tiến trình thực hiện sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi tại Học viện Hành chính Quốc gia. TS. Lại Đức Vượng, Phó Giám đốc Học viện, TS. Nguyễn Tiến Hiệp, Giám đốc Trung tâm Công nghệ và Thư viện đồng chủ trì Hội thảo. Hội thảo được tổ chức trực tiếp và trực tuyến đến các phân hiệu.
Quang cảnh Hội thảo.
Dự Hội thảo, về phía đại biểu khách mời có: TS. Nguyễn Kim Dung, Trường Cán bộ quản lý giao thông vận tải, Bộ Giao thông vận tải.
Về phía Học viện Hành chính Quốc gia có: PGS.TS. Lương Thanh Cường, Phó Giám đốc Học viện; Đại diện lãnh đạo các đơn vị, khoa, ban thuộc và trực thuộc Học viện và tập thể cán bộ Trung tâm Công nghệ và Thư viện.
TS. Lại Đức Vượng, Phó Giám đốc Học viện phát biểu khai mạc Hội thảo.
Phát biểu khai mạc Hội thảo, TS. Lại Đức Vượng nhấn mạnh, Hội thảo là dịp để các cán bộ, nhà nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực lưu trữ chia sẻ, trao đổi, học hỏi lẫn nhau về lĩnh vực lưu trữ trong tiến trình chuyển đổi số của Học viện nói chung. Là dịp để nhìn nhận lại và định hướng cho công tác lưu trữ tài liệu tại Học viện trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ. TS. Lại Đức Vượng cũng nêu, lưu trữ số không chỉ là một xu thế mà còn là một nhu cầu cấp thiết đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn hướng đến nền quản trị hiện đại, khoa học. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc ứng dụng lưu trữ số giúp chúng ta không chỉ bảo quản tốt hơn các tài liệu quan trọng mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Đối với Học viện Hành chính Quốc gia, công tác lưu trữ tài liệu không chỉ đơn thuần là việc bảo quản thông tin mà còn đóng vai trò then chốt trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và quản lý. Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu quý giá, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về lịch sử, sự phát triển và những bài học kinh nghiệm của Học viện qua từng giai đoạn. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự bùng nổ của công nghệ số, việc xây dựng một hệ thống lưu trữ số hiện đại, khoa học là một nhiệm vụ hàng đầu. Điều này không chỉ giúp chúng ta bảo vệ tài liệu một cách an toàn, hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, khai thác và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.
Tuy nhiên, để thực hiện được điều này thì Học viện đang phải đối mặt với nhiều thách thức: về nguồn lực, về công nghệ, về nhận thức của mỗi cán bộ, viên chức, người lao động trong Học viện. Điều này cho thấy Học viện cần đầu tư không chỉ về vật chất mà còn phải chú trọng vào vấn đề con người, phải bảo đảm mỗi cán bộ, viên chức, người lao động cũng như sinh viên đều hiểu rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ số và sẵn sàng đóng góp vào quá trình này.
Do vậy, Hội thảo được tổ chức chính là bước khởi đầu quan trọng, mở ra cơ hội để các nhà khoa học, cán bộ làm công tác lưu trữ cùng thảo luận, tìm kiếm giải pháp và đề ra những chiến lược cụ thể cho công tác lưu trữ số tại Học viện Hành chính Quốc gia. Đồng chí Phó Giám đốc hy vọng, qua các bài tham luận, các chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn tại Hội thảo của các chuyên gia, công tác lưu trữ số của Học viện sẽ có thêm những kiến thức và góc nhìn mới mẻ, thiết thực, để “tìm giá trị mới trong khối tài liệu cũ, nâng giá trị cũ trong bối cảnh chuyển đổi số”.
ThS. Nguyễn Thị Hoàng Yến, Trưởng phòng, phòng Lưu trữ, Văn phòng phát biểu tại Hội thảo.
Tham luận tại Hội thảo với chủ đề “Công tác lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia, thực trạng và giải pháp”, ThS. Nguyễn Thị Hoàng Yến nhấn mạnh những lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ có thể kể đến khi Học viện tiến hành số hóa lưu trữ tài liệu, gồm: giảm không gian lưu, do đó cắt giảm diện tích phòng cần làm kho lưu trữ vật lý. Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ. Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn, tránh việc hư hỏng theo thời gian. Đơn giản hóa quá trình quản lý, giảm thời gian tìm kiếm tài liệu. Chia sẻ, truy vấn thông tin nhanh chóng. Khả năng chuyển đổi thông tin linh hoạt, hỗ trợ xử lý và làm việc mọi lúc mọi nơi. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin. Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Chi phí vận hành và quản lý thấp, hiệu quả.
Với thực trạng công tác lưu trữ tại Học viện phần lớn là những hạn chế, khó khăn như hiện nay, việc thực hiện công tác lưu trữ số là một nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi sự cố gắng của rất nhiều người. Theo ThS. Nguyễn Thị Hoàng Yến cần tập trung vào một số nội dung sau: (1) Cần xác định mục tiêu và tầm nhìn của công tác lưu trữ số; (2) Cần bảo đảm hệ thống lưu trữ số được triển khai hợp lý, hiệu quả bằng cách lựa chọn phần mềm lưu trữ phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của Học viện; (3) Cần xây dựng các quy định, quy trình phù hợp, nhất quán, tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến lưu trữ số; (4) Cần xem xét các biện pháp bảo mật, như: mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, xác thực người dùng…, để bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật và sẵn sàng của dữ liệu lưu trữ số; (5) Xây dựng quy định theo dõi, đánh giá, cải thiện hệ thống lưu trữ số và kiểm tra an ninh, đánh giá hiệu suất, phản hồi từ người dùng để liên tục cải thiện quy trình và kiểm soát công tác lưu trữ số.
TS. Nguyễn Kim Dung, Trường Cán bộ quản lý giao thông vận tải, Bộ Giao thông vận tải tham luận tại Hội thảo.
Chia sẻ nội dung “Số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay”, TS. Nguyễn Thị Kim Dung đã tập trung nêu các khái niệm liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ, chuyển đổi số và sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số. Bên cạnh đó, tham luận cũng đã nêu vai trò của số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số là công tác vô cùng quan trọng trong việc mở rộng phạm vi người sử dụng tài liệu, tiện lợi trong việc truy xuất, tìm kiếm thông tin mọi lúc, mọi nơi, giúp thuận tiện hơn trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của đơn vị này tới đơn vị khác, giảm thiểu sức người, sức của trong quản lý nguồn thông tin so với lưu trữ truyền thống; góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới, có giá trị gia tăng cao hơn. Từ đó, TS. Nguyễn Thị Kim Dung đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay tại các cơ quan, đơn vị nhằm, tiến tới hoàn thiện hệ thống lưu trữ số trong thời đại số.
TS. Tạ Thị Liễu, Phó Trưởng Bộ môn Văn thư, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng phát biểu tại Hội thảo.
Với tham luận “Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại một số quốc gia trên thế giới và Việt Nam”, TS. Tạ Thị Liễu, Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng đã nêu kinh nghiệm của Hàn Quốc, Singapore, Hy Lạp trong lưu trữ tài liệu điện tử. Từ kinh nghiệm của các quốc gia có hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử tiên tiến, hiện đại hàng đầu thế giới, TS. Tạ Thị Liễu đã nhìn nhận lại những hạn chế, khó khăn trong công tác lưu trữ điện tử tại Việt Nam hiện nay, từ đó đưa ra một số đề xuất đối với cơ quan, tổ chức cần triển khai xây dựng hệ thống, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm hệ thống, giúp các cá nhân nắm vững đặc điểm của văn bản, tài liệu điện tử để có quy trình và phương pháp tiếp cận, xử lý nghiệp vụ phù hợp. Những nội dung để tổ chức quản lý, sử dụng văn bản, tài liệu điện tử gồm: xác định vòng đời của văn bản điện tử ngay từ khi chuẩn bị hình thành; xây dựng, thiết lập phần mềm hệ thống và những tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý hồ sơ điện tử; tổ chức lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức từ khâu xây dựng danh mục hồ sơ điện tử làm cơ sở triển khai lập hồ sơ điện tử trên hệ thống là nội dung quan trọng cần đặc biệt quan tâm.
PGS.TS. Lương Thanh Cường, Phó Giám đốc Học viện phát biểu tại Hội thảo.
Phát biểu tại Hội thảo, PGS.TS. Lương Thanh Cường nhấn mạnh, chủ đề của Hội thảo có ý nghĩa rất lớn về mặt khoa học và mang tính thực tiễn cao đối công tác lưu trữ hiện nay của Học viện. Ngoài hệ thống dữ liệu chương trình tài liệu, giáo trình thì Học viện còn lưu trữ dữ liệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước sáp nhập 01/01/2023), Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức – Bộ Nội vụ (sáp nhập vào Học viện từ năm 2017)…
Vấn đề đặt ra hiện nay là làm thế nào để Học viện sử dụng và phát huy được chiều sâu lịch sử đó một cách tối ưu và được nhiều người biết đến, thì công tác lưu trữ là một trong những giải pháp phát huy giá trị lịch sử của Học viện trong quá trình tiến hành số hóa lưu trữ tài liệu. Bên cạnh đó, Phó Giám đốc Học viện cũng hy vọng, Trung tâm Công nghệ và Thư viện cần chủ động đề xuất với Giám đốc Học viện về những kế hoạch, chương trình, hoạt động động cụ thể, chi tiết và thực tế, trong đó có đầy đủ nguồn lực về thời gian, tài chính, nhân lực để công tác lưu trữ số được thực hiện sớm nhất có thể, góp phần lưu giữ những giá trị lịch sử cũng như dữ liệu về chương trình, giáo trình, tài liệu được ứng dụng hiệu quả vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cũng như các hoạt động chuyên môn nói chung của Học viện trong thời gian tới.
TS. Dương Quốc Chính, Phó Trưởng Bộ môn, Khoa Quản trị nhân lực phát biểu tại Hội thảo.
Chia sẻ tại Hội thảo, TS. Dương Quốc Chính cho biết, lưu trữ số của Học viện đang gặp nhiều khó khăn do khối lượng tài liệu cần lưu trữ rất nhiều và nguồn tài liệu đang bị phân tán, do vậy, số hóa tài liệu cần được sử dụng và xử lý bởi các phần mềm tiên tiến, ngoài hình thức scan tài liệu như hiện nay (gây khó khăn trong việc tra cứu tài liệu vì file scan là file không thể tìm từ khóa). Công tác lưu trữ số phải bảo đảm tính toàn vẹn và tính pháp lý, chống truy cập trái phép. Cần tiến hành lưu trữ điện toán đám mây giúp cho nguồn tài liệu được lưu trữ lâu dài và được khối lượng lớn.
TS. Trần Đại Hải, Phó Trưởng ban, Ban Hợp tác quốc tế phát biểu tại Hội thảo.
Thông qua những ý kiến, chia sẻ kinh nghiệm của các chuyên gia trong và ngoài Học viện về lưu trữ số, TS. Trần Đại Hải, Phó trưởng Ban Hợp tác quốc tế mong muốn Hội thảo sẽ mang lại tính ứng dụng thực tiễn cao về vấn đề số hóa công tác lưu trữ của Học viện. Học viện cần thiết phải trang bị cơ bản đầy đủ các phương thức giám sát để bảo đảm an toàn thông tin tài liệu trong quá trình số hóa; cần nâng cao nhận thức của cán bộ, viên chức, người lao động, nhất là người đứng đầu cơ quan, đơn vị về vị trí, vai trò của tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử; cần xử lý dứt điểm tình trạng tồn đọng tài liệu truyền thống, nhất là tài liệu giấy…
TS. Phạm Quang Quyền, Chủ nhiệm Thư viện, Trung tâm Công nghệ và Thư viện phát biểu tại Hội thảo.
Tham luận tại Hội thảo, theo TS. Phạm Quang Quyền, triển khai xây dựng hệ thống lưu trữ tư liệu số trong các cơ quan, đơn vị là nhu cầu thiết yếu trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Khi xây dựng hệ thống lưu trữ số đủ điều kiện vận hành và phát triển song hành cùng sự phát triển của cơ quan, đơn vị, tổ chức nó là là một trong những nền móng phục vụ đắc lực trong quá trình phát triển của bất kỳ cơ quan đơn vị tổ chức nào. Hiện nay, xu hướng các cơ quan, đơn vị tổ chức có địa điểm phân tán ở nhiều khu vực địa lý khác nhau hoặc mô hình các công ty, đơn vị ngoài nhà nước theo mô hình công ty mẹ – công ty con cũng dần trở nên phổ biến. Vì vậy, hệ thống lưu trữ tư liệu số sẽ bị hạn chế khi không kết nối liên thông thành mô hình “tập trung” trên một chỉnh thể thống nhất. TS. Phạm Quang Quyền đã đưa ra một số đề xuất mang tính thực tiễn rất cao cho công tác lưu trữ số của Học viện bằng cách thiết kế phương thức và giải pháp lưu trữ tư liệu số tích hợp tập trung.
ThS. Nguyễn Đạt Tiến, Trung tâm Công nghệ và Thư viện phát biểu.
Tham luận tại Hội thảo về chủ đề “Giải pháp ứng dụng dịch vụ lưu trữ đám mây trong quản lý tài liệu số tại Học viện Hành chính Quốc gia”, ThS. Nguyễn Đạt Tiến cho biết, quản lý tài liệu số giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về bảo mật và bảo vệ thông tin, giảm thiểu nguy cơ mất mát và rò rỉ dữ liệu. ThS. Nguyễn Đạt Tiến đề xuất giải pháp ứng dụng dịch vụ lưu trữ đám mây với lợi ích lớn nhất là khả năng truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ cần có kết nối Internet. Điều này giúp người dùng dễ dàng làm việc từ xa, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Thêm vào đó, các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Microsoft OneDrive cung cấp dung lượng lưu trữ lớn với chi phí hợp lý, giúp tiết kiệm không gian và chi phí so với phương pháp lưu trữ truyền thống.
ThS. Lê Văn Khải, Trưởng phòng, Viện Nghiên cứu khoa học hành chính phát biểu tại Hội thảo.
TS. Nguyễn Thị Thúy Hoa, Phó Trưởng khoa, Khoa Ngoại ngữ – Tin học phát biểu tại Hội thảo.
ThS. Trần Thế Vinh, Khoa Ngoại ngữ – Tin học phát biểu tại Hội thảo.
Hội thảo cũng được nghe nhiều ý kiến, chia sẻ khác liên quan đến chủ đề Hội thảo, như: kích hoạt phân hệ (module) quản lý công việc trên hệ thống V-Office góp phần thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số, lưu trữ số tại Học viện Hành chính Quốc gia; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản phục vụ đào tạo sinh viên tại Học viện Hành chính Quốc gia…
TS. Nguyễn Tiến Hiệp, Giám đốc Trung tâm Công nghệ và Thư viện phát biểu kết luận Hội thảo.
Kết luận Hội thảo, thay mặt Ban tổ chức Hội thảo, TS. Nguyễn Tiến Hiệp gửi lời cảm ơn tới Ban Giám đốc Học viện đã tạo điều kiện để Hội thảo được tổ chức thành công tốt đẹp. Bên cạnh các ý kiến của các chuyên gia, các cán bộ, giảng viên tại nhiều khoa, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện chia sẻ trực tiếp tại Hội thảo, Hội thảo cũng đã nhận được hơn 20 tham luận gửi in kỷ yếu với những góc nhìn đa chiều và sâu sắc về các vấn đề xoay quanh lưu trữ số, từ khía cạnh kỹ thuật đến quản lý, từ lý thuyết đến thực tiễn. TS. Nguyễn Tiến Hiệp rất mong qua buổi Hội thảo, các đồng nghiệp sẽ có cơ hội học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm về công tác lưu trữ, từ đó có những đóng góp trực tiếp, thiết thực cho số hóa lưu trữ tài liệu của Học viện Hành chính Quốc gia, góp phần vào sự phát triển và hoàn thiện của nền hành chính công, đồng thời giữ vững tầm nhìn và giá trị cốt lõi của Học viện với 65 năm xây dựng và phát triển.
Đại biểu dự Hội thảo chụp ảnh lưu niệm.
Như Ngọc