Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn Quý Thầy Cô, anh chị sử dụng Microsoft Teams để làm việc trực tuyến từ xa tại Học viện trên máy tính.

Để xem các hình ảnh được rõ nét thì Quý Thầy Cô, Anh chị click (chạm) vào ảnh rồi có thể phóng to, thu nhỏ tùy ý.

Điều kiện cần thiết để làm việc từ xa?

1. Thiết bị: Máy tính yêu cầu có micro, loa, web cam (nên sử dụng máy tính xách tay nếu có). Để đáp ứng tốt nhất việc họp thì ưu tiên số 1 là sử dụng máy tính xách tay. Nếu Thầy Cô đang sử dụng điện thoại thì tham khảo hướng dẫn trên điện thoại.

2. Tài khoản truy cập hệ thống Microsoft Teams. Liên hệ với Đơn vị của Quý Thầy Cô, Anh Chị để lấy tài khoản (bao gồm tên truy cập và mật khẩu). Tên truy cập có dạng hovaten.donvi@napa.vn;

3. Ngoài ra, khi họp trực tuyến thầy cô, anh chị cần có một không gian họp yên tĩnh, trang phục lịch sự, không gian nơi camera/web cam hướng đến đảm bảo hài hòa, lịch sự và không bị ngược sáng camera (camera không bị hướng từ nơi có ánh sáng yếu đến nơi có ánh sáng mạnh).

Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên máy tính

1. Truy cập hệ thống và đổi mật khẩu lần đầu

2. Tham gia họp trực tuyến trong cuộc họp đã lên lịch

3. Lên lịch họp

Nếu buổi họp đã có kế hoạch cần nhiều người tham gia (có thể cả trong và ngoài đơn vị) thì bạn cần lên lịch họp. Việc lên kế hoạch buổi họp có sự khác biệt cơ bản so với việc họp trực tiếp đó là NGƯỜI THAM GIA HỌP CÓ THỂ CHỦ ĐỘNG THAM GIA vào buổi họp đã lên kế hoạch (theo ngày giờ đã thống nhất mà không cần gọi) còn buổi họp trực tiếp đòi hỏi người tạo buổi họp phải gọi cho từng thành viên tham gia họp.

Lưu ý: KHÔNG TẠO HOẶC LÊN LỊCH HỌP TRONG TRƯỜNG HỢP MÌNH CHỈ LÀ NGƯỜI THAM DỰ HỌP. HÃY ĐỂ VIỆC NÀY CHO NGƯỜI CHỦ TRÌ HỌP THỰC HIỆN.

Lưu ý trong việc chọn phòng họp:

– Nếu các thành viên sẽ tham dự họp đều thuộc cùng đơn vị thì nên tổ chức cuộc họp trong Phòng họp đơn vị.

– Nếu các thành viên sẽ tham dự họp ở đơn vị khác thì có 2 phương thức:

+ Phương thức 1: Tổ chức cuộc họp trong phòng họp đơn vị và chỉ đích danh người dự họp ở đơn vị khác vào mục “Thêm người dự bắt buộc”

+ Phương thức 2: Tổ chức cuộc họp trong các phòng họp thuộc NAPA

Sau khi lên lịch họp nhớ thông báo cho người dự họp phòng họp và ngày giờ họp.

Cách thực hiện theo hình dưới