Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn Quý Thầy Cô, anh chị sử dụng Microsoft Teams để làm việc trực tuyến từ xa tại Học viện.

Để xem các hình ảnh được rõ nét thì Quý Thầy Cô, Anh chị click (chạm) vào ảnh rồi có thể phóng to, thu nhỏ tùy ý.

Điều kiện cần thiết để làm việc từ xa?

1. Thiết bị: Máy tính (hoặc điện thoại) có kết nối internet. Nếu sử dụng máy tính thì yêu cầu máy tính có micro, loa, web cam (nên sử dụng máy tính xách tay nếu có). Để đáp ứng tốt nhất việc họp thì ưu tiên số 1 là sử dụng máy tính xách tay.

2. Tài khoản truy cập hệ thống Microsoft Teams. Liên hệ với Đơn vị của Quý Thầy Cô, Anh Chị để lấy tài khoản (bao gồm tên truy cập và mật khẩu). Tên truy cập có dạng hovaten.donvi@napa.vn;

3. Ngoài ra, khi họp trực tuyến thầy cô, anh chị cần có một không gian họp yên tĩnh, trang phục lịch sự, không gian nơi camera/web cam hướng đến đảm bảo hài hòa, lịch sự và không bị ngược sáng camera (camera không bị hướng từ nơi có ánh sáng yếu đến nơi có ánh sáng mạnh).

Nếu Quý Thầy cô, anh chị sử dụng máy tính để họp trực tuyến thì click vào liên kết này để xem hướng dẫn sử dụng trên máy tính. Nếu thầy cô, anh chị sử dụng điện thoại để họp trực tuyến thì xem tiếp các phần dưới đây.

Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên điện thoại

1. Cài đặt ứng dụng Microsoft Teams

2. Truy cập ứng dụng và đổi mật khẩu lần đầu

3. Trao đổi, họp nhóm trực tiếp

Tính năng này sử dụng khi muốn tạo các buổi họp, trao đổi nhóm ngay lập tức giữa một nhóm nhỏ thành viên. Các thành viên sẽ nhận được cuộc gọi (giống như điện thoại) để tham gia vào nhóm họp

4. Bổ sung người họp trong khi cuộc họp đang diễn ra

5. Tạo buổi họp theo kế hoạch (Lên lịch họp)

Nếu buổi họp đã có kế hoạch cần nhiều người tham gia (có thể cả trong và ngoài đơn vị) thì bạn cần lên lịch họp. Việc lên kế hoạch buổi họp có sự khác biệt cơ bản so với việc họp trực tiếp đó là NGƯỜI THAM GIA HỌP CÓ THỂ CHỦ ĐỘNG THAM GIA vào buổi họp đã lên kế hoạch (theo ngày giờ đã thống nhất mà không cần gọi) còn buổi họp trực tiếp đòi hỏi người tạo buổi họp phải gọi cho từng thành viên tham gia họp.

Lưu ý trong việc chọn phòng họp:

– Nếu các thành viên sẽ tham dự họp đều thuộc cùng đơn vị thì nên tổ chức cuộc họp trong Phòng họp đơn vị.

– Nếu các thành viên sẽ tham dự họp ở đơn vị khác thì có 2 phương thức:

+ Phương thức 1: Tổ chức cuộc họp trong phòng họp đơn vị và chỉ đích danh người dự họp ở đơn vị khác vào mục “Thêm người dự bắt buộc”

+ Phương thức 2: Tổ chức cuộc họp trong các phòng họp thuộc NAPA

Sau khi lên lịch họp nhớ thông báo cho người dự họp phòng họp và ngày giờ họp.

Cách thực hiện theo hình dưới