Sáng ngày 25 tháng 9 năm 2023, tại Phòng 206 tòa Nhà A, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức tọa đàm khoa học “Hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số”.
Tham dự tọa đàm có TS. Trương Cộng Hòa – Phó Giám đốc Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh và đông đảo cán bộ, giảng viên, nhà khoa học của các khoa chuyên môn trong và ngoài Phân viện tham gia.
Với 31 bài tham luận được in trong Kỷ yếu Tọa đàm khoa học, Ban tổ chức đã sắp xếp theo ba nội dung chính: (1) Một số vấn đề lý luận hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số; (2) Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số ở Việt Nam hiện nay; 3) Giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước ở Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số.
Phát biểu đề dẫn tại Tọa đàm, PGS.TS. Tạ Thị Thanh Tâm – Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đồng chủ trì tọa đàm nhấn mạnh: “Trước yêu cầu của cải cách hành chính với mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số, các cơ quan nhà nước đều phải đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số vào tổ chức và hoạt động của mình. Công tác văn phòng (CTVP) không thể không đi theo xu hướng này. Hiện đại hóa (HĐH) CTVP đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số (CĐS) vừa là một yêu cầu, đồng thời là một trong những giải pháp căn bản để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. HĐH CTVP thể hiện ở nhiều phương diện, tuy nhiên, từ góc độ đáp ứng yêu cầu CĐS, việc HĐH CTVP cần được chú trọng xem xét ở phương diện ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình, nghiệp vụ nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong khuôn khổ nghiên cứu này, bài viết chỉ tập trung tìm hiểu thực trạng việc HĐH CTVP của các cơ quan nhà nước từ phương diện ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động phục vụ nội bộ cơ quan và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị”. Trên cơ sở đó, PGS.TS. Tạ Thị Thanh Tâm mong muốn các nhà khoa học tập trung thảo luận những vấn đề chủ yếu sau đây:
Một là, chủ trương, quan điểm của Đảng, quy định, pháp luật của Nhà nước về hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số;
Hai là, những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số;
Ba là, thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số ở Việt Nam hiện nay;
Bốn là, nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm về hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số;
Năm là, các yếu tố tác động đến về hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số ở Việt Nam;
Sáu là, các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số ở Việt Nam trong thời gian tới.
PGS.TS. Tạ Thị Thanh Tâm, Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng, đồng chủ trì tọa đàm phát biểu đề dẫn
Chuyển đổi số nói chung và chuyển đổi số trong quản trị văn phòng tại các cơ quan quản lý nhà nước ở Việt Nam hiện nay vừa có nhiều thuận lợi vừa có nhiều khó khăn, thách thức. Trong bài tham luận “Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước – cơ hội và thách thức”, ThS. Nguyễn Đức Kim Ngân – Khoa Chính trị – Hành chính, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh chỉ ra: “Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước và một tất yếu mang lại nhiều cơ hội trong việc nâng cao hiệu quả vận hành của bộ máy hành chính và chất lượng các dịch vụ công cung cấp cho người dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, chuyển đổi số đã đã đang đặt ra một số thách thức cho cơ quan hành chính nhà nước yêu cầu phải có giải pháp ứng phó như tính thức bậc và mệnh lệnh hành chính, tính bảo mật thông tin thấp, cơ sở hạ tầng thông tin không đồng nhất. Điều này tạo ra một lực cản tương đối lớn cho mục tiêu của hiện đại hóa quản trị văn phòng. Vì vậy, các cơ quan hành chính nhà nước cần có giải pháp về tiếp tục đầu tư và phát triển hạ tầng co sở thông tin theo định hướng có tính chiến lược lâu dài, tăng cường các giải pháp giám sát mạng thông tin”.
ThS. Nguyễn Đức Kim Ngân – Khoa Chính trị – Hành chính, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh trình bày tham luận
Đồng tình với quan điểm trên, TS. Lê Văn In – Nguyên Phó Hiệu trưởng Trường Cán bộ Tp. Hồ Chí Minh, trong bài tham luận “Yêu cầu về năng lực của đội ngũ nhân viên văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số” cho rằng: “Chức năng xử lý thông tin của văn phòng phải góp phần tạo ra sự năng động của cơ quan, tổ chức, nó phải giúp cấp lãnh đạo, quản lý đạt tới sự suy nghĩ sáng tạo, sự dự báo những vấn đề nảy sinh trong môi trường hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành và giải quyết những tình huống, những vấn đề đặt ra trên cơ sở thông tin mới. Do đó chức năng chủ yếu của văn phòng trong thời đại bùng nổ thông tin và ngày nay là cách mạng 4.0, 5.0, là chuyển đổi số là phải chuyển hẳn từ chức năng, truyền thống phục vụ hành chính cho cơ quan, tổ chức sang thực hiện chức năng chủ yếu là xử lý thông tin hỗ trợ cho lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời, đúng đắn, sáng tạo, năng động nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của cơ quan, tổ chức đã được xác định. Thực hiện chức năng chủ yếu này trong thời đại bùng nổ thông tin, cách mạng 4.0, 5.0 và trong bối cảnh chuyển đổi số, người ta gọi là chức năng của văn phòng hiện đại… Nhìn lại một cách khái quát những cơ sở khoa học xác định yêu cầu năng lực đội ngũ nhân sự văn phòng hiện đại trong đó có văn phòng hiện đại các cơ quan hành chính nhà nước và những năng lực cụ thể của họ mà các tác giả nghiên cứu tham luận chỉ là bước đầu. Rất mong các nhà khoa học, các đại biểu tham dự tọa đàm khoa học cho ý kiến đóng góp bổ sung làm phong phú thêm cả lý luận và thực tiễn về hiện đại hóa công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số”. TS. Lê Văn In cũng tin tưởng rằng với tâm thế, năng lực của Việt Nam hiện nay thì vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng trong các cơ quan hành chính Nhà nước sẽ có nhiều chuyển biến tích cực trong thời gian tới.
TS. Lê Văn In – Nguyên Phó Hiệu trưởng Trường Cán bộ Tp. Hồ Chí Minh phát biểu ý kiến
Trong thời đại chuyển đổi số thì tất cả đều chịu tác động. Trong cơ quan hành chính nhà nước thì dù công chức, viên chức có lãnh đạo, quản lý hay không lãnh đạo, quản lý đều chịu tác động sâu sắc những vấn đề của chuyển đổi số. Tuy nhiên, có thể nói, nhà quản lý trong thời đại chuyển đổi số sẽ có nhiều đặc điểm mới, yêu cầu mới, thách thức mới. Trong bài tham luận “Đặc điểm của nhà quản lý nhìn từ chuyển đổi số”, TS. Ngô Hoài Sơn – Giám đốc Chương trình Quản lý nhà nước, Trường Đại học Thủ Dầu Một, Bình Dương đưa ra cách tiếp cận mới và khẳng định “Giữ vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, nhà quản lý, lãnh đạo cần có những đặc điểm mới phù hợp với bối cảnh mới của nhà quản lý, lãnh đạo số. Bài viết sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp để đƣa ra một số đặc điểm quan trọng của nhà quản lý, lãnh đạo số. Nghiên cứu cho thấy nhà quản lý, lãnh đạo số cần phải có kỹ năng và nhận thức về số và chuyển đổi số; sáng tạo, chấp chận và tôn trọng sự sáng tạo, xóa bỏ sự thận trọng và có khả năng quản lý sự thay đổi; có tƣ duy hệ thống, văn hóa hệ thống và nhà quản lý hệ thống. Những đặc điểm này là những tham chiếu quan trọng cho để hình thành một thế hệ nhà quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước”.
TS. Ngô Hoài Sơn – Giám đốc Chương trình Quản lý nhà nước, Trường Đại học Thủ Dầu Một, Bình Dương trình bày tham luận
Hiện đại hóa công tác văn phòng không phải chỉ là câu chuyện lý luận mà hơn hết là phải xuất phát từ thực tế. Có như vậy mới có những giải pháp nhất để nâng cao chất lượng công tác văn phòng. Từ thực tế hiện đại hóa văn phòng tại UBND Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, TS. Vũ Thế Hoài, Phó Trưởng Khoa Luật, Trường Đại học Sài Gòn, trong bài tham luận “Hiện đại hóa công tác văn phòng của UBND Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh trong bối cảnh chuyển số” đã cung cấp thực tiễn quý báu “Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang diễn ra mạnh mẽ tạo ra những thay đổi lớn trong mọi mặt đời sống xã hội. Quá trình quản lý nhà nước theo hướng hiện đại hoá cũng đòi hỏi phải thay đổi theo hướng chuyển đổi số mà trọng tâm là xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số và xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh (Tp. Hồ chí Minh) trở thành đô thị thông minh. Trong đó, công tác chuyển đổi số của văn phòng Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp Quận, Huyện đóng vai trò tiên phong nhằm góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, hiện đại hoá công tác văn phòng, tiết kiệm thời gian và cắt giảm những chi phí không cần thiết. Ứng dụng hiện đại hoá công tác văn phòng của UBND Quận 4, Tp. Hồ Chí Minh trong bối cảnh chuyển đổi số trên mọi lĩnh vực trong đó có công tác văn phòng UBND Quận 4 sẽ mang lại nhiều kết quả thiết thực. Bài viết này tập trung phân tích thực trạng chuyển đổi số và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong công tác văn phòng tại UBND Quận 4”.
TS. Vũ Thế Hoài, Phó Trưởng Khoa Luật, Trường Đại học Sài Gòn trình bày tham luận
Hiện đại hóa công tác văn phòng không chỉ ở văn phòng của UBND mà còn cần thiết đối với cấp ủy ở cơ sở trong bối cảnh chuyển đổi số. Trong bài tham luận “Chuyển đổi số trong hoạt động của văn phòng cấp ủy”, ThS. Ngô Đặng Tuấn Anh cho biết thêm “Hiện nay, chuyển đổi số trong hoạt động tại các cơ quan của đảng nói chung và trong hoạt động của văn phòng cấp ủy nói riêng đã bắt đầu có những kết quả nhất định. Việc vận dụng thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số để thay đổi tư duy, quy trình, mô hình hoạt động từ truyền thống sang hiện đại là phù hợp với xu thế phát triển chung của thế giới. Tuy nhiên, những chuyển biến của chuyển đổi số trong hoạt động của văn phòng cấp ủy còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại, việc thay đổi còn chậm và chưa được như kỳ vọng của Ban Chấp hành Trung ưng Đảng: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan đảng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, tăng cường kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu, phát triển nâng cấp hệ thống thông tin phần mềm ứng dụng, hỗ trợ tích cực, hiệu quả cho công tác tham mưu, thông tin, phục vụ công tác lãnh đạo chỉ đạo, điều hành các cơ quan đảng…” (Ban Chấp hành Trung ương, 2021). Việc đề xuất các giải pháp khắc phục giúp thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động tham mưu, phục vụ của công tác văn phòng cấp ủy là cần thiết”.
ThS. Ngô Đặng Tuấn Anh, chuyên viên Khoa Khoa học hành chính & Tổ chức nhân sự trình bày tham luận
Đến dự và phát biểu tại tọa đàm, TS. Trương Cộng Hòa – Phó Giám đốc Phân viện đã có những chia sẻ, biểu dương và đánh giá cao những nỗ lực, kết quả mà Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã đạt được trong việc tổ chức tọa đàm khoa học. Phó Giám đốc nhấn mạnh “Tọa đàm khoa học do Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng rất sát với thực tế và có nhiều ý nghĩa trong công tác đào tạo của Phân viện”. Bên cạnh đó, đồng chí Phó Giám đốc Trương Cộng Hòa cũng không quên căn dặn, chia sẻ và nhắc nhở các giảng viên, các nhà khoa học không ngừng nỗ lực phấn đấu trong hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học, góp phần khẳng định vị thế của Phân viện trong đào tạo trình độ đại học, sau đại học và các hình thức bồi dưỡng. Phó Giám đốc gợi mở vấn đề “Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nên mạnh dạn đề xuất tạo đàm 1 quý 1 lần hoặc ít nhất là 2 lần/ năm. Khoa nên mở rộng tọa đàm thành hội thảo khoa học để tạo điều kiện cho các nhà khoa học ngoài Phân viện tham gia, nâng tầm hội thảo lên thành cấp khu vực. Hơn nữa, lãnh đạo khoa nên mạnh dạn đề xuất đào tạo cử nhân chất lượng cao của ngành Lưu trữ học và ngành Quản trị văn phòng”. Phó Giám đốc Phân viện tin tưởng, với lực lượng và kinh nghiệm trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng sẽ thực hiện tốt nhiệm vụ được giao phó và góp phần to lớn vào thắng lợi của Phân viện nói riêng và Học viện Hành chính Quốc gia nói chung.
TS. Trương Cộng Hòa – Phó Giám đốc Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh biểu dương kết quả đạt được trong nghiên cứu khoa học của Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng và gợi ý định hướng phát triển
Tọa đàm với nhiều nội dung phong phú đã nhận được sự trao đổi và chia sẻ tích cực từ phía giảng viên, nhà khoa học cũng như lãnh đạo Phân viện. Kết Tọa đàm, ThS. Phạm Văn Năm – Phó Khoa Lưu trữ học & Quản trì văn phòng, đồng chủ trì tọa đàm gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Phân viện. các nhà khoa học, đại biểu tham dự tọa đàm, đồng thời, đề xuất nhóm nghiên cứu chỉnh sửa, biên tập nội dung tài liệu tọa đàm và gợi ý những nội dung để cho những lần tọa đàm sau tiếp tục thành công tốt đẹp.
ThS. Phạm Văn Năm, Phó Khoa Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng, Đồng chủ trì tọa đàm phát biểu bế mạc Tọa đàm
Tin bài: Phòng Quản lý khoa học và Thư viện
Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh